Debo de empezar diciendo que la razón por la cual decidí matricularme en la Maestría de Administración de Proyectos fue por el poco conocimiento que tengo sobre el tema. Actualmente estoy teniendo dificultades con la planificación y ejecución de un proyecto que estoy involucrado donde trabajo. Cada vez que estudio mas el PMBOK (2008), me doy cuenta que tengo mucho que mejorar ya que no estoy aplicando las buenas prácticas para la administración de proyectos. Es por esto que he decido hacer un pequeño análisis general de las diferentes habilidades que debo de mejorar, aspectos que debo de incorporar y madurar en mi organización.
He aprendido que un proyecto exitoso es el resultado de una buena dirección de proyectos. Muchos se preguntan realmente en que consiste o qué significa la dirección de proyectos. Según el Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, cuarta edición, “La dirección es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 42 procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente, que conforman los 5 grupos de procesos,” Los cinco grupos de procesos de que se habla son: Iniciación, Planificación, Ejecución, Control y Cierre. Siento que lo más importante que debemos recalcar de esta definición es el punto de una integración adecuada y de una agrupación lógica de los procesos. De nada sirve tener todos los procesos hechos debidamente sin poder integrar uno con el otro; no obtendremos nada con los procesos separados, en cambio la integración de todos hace un buen resultado. También debemos tener en mente que existe un orden lógico ya que el proyecto se debe hacer por partes y los entregables de cada proceso son el inicio de otro. En cuanto a la organización donde trabajo, siento que tenemos mucho que madurar con respecto a estos cinco procesos. Si debo de admitir que en cierta forma aplicábamos estos procesos y su cronograma respectivo, sin embargo es un asunto general. En cada proceso deberíamos entrar más a detalle para realmente tener una buena dirección de proyectos.
Antes de haber tomado este curso, hubiera pensado que mi proyecto actual estaba dirigido correctamente ya que sentía que habíamos cubierto todos los aspectos necesarios. No obstante, estas últimas semanas me he dado cuenta que no hemos cubierto dos aspectos muy importantes; el alcance del proyecto y el riesgo. Basando en el Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, Cuarta edición, el alcance del proyecto es “el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características específicas.” He aprendido que esto es un error garrafal ya que sin tener un alcance claro del proyecto no tenemos la menor idea si al final se logro las especificaciones hechas al inicio. Como director de proyectos no puedo exigirle a mi equipo de trabajo buenos resultados cuando ni siquiera sé que es lo que esperamos de él. El aspecto del riesgo si lo hemos trabajado, pero solo desde el punto de vista de riesgo interno como por ejemplo un sobre presupuesto. Deberíamos estipular los diferentes riesgos externos que podrían ocurrir relacionados con nuestro proyecto tales como la fluctuación del dólar, la estabilidad política del país y la crisis financiera que está viviendo los Estados Unidos. Aunque sabemos que la definición de riesgo es “un evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en los objetivos de un proyecto,” es importante tener en mente que el proyecto puede ser afectado por algún evento que esta fuera de nuestras manos.
Luego de aprender del significado e importancia de una Oficina de Proyectos (“PMO” por sus siglas en ingles), cuya definición basado en el Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (2008) es “un cuerpo o entidad de la organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo jurisdicción. Las responsabilidades de una oficina de proyectos pueden variar, desde realizar funciones de apoyo para la dirección de proyectos hasta ser realmente los responsables de la dirección de un proyecto,” he decido hacer todo lo posible para poder crear esta oficina dentro de mi organización. Siento que estamos muy desordenados y necesitamos el apoyo de una oficina de proyectos que ayude con los siguientes puntos: identificar y desarrollar una metodología, coordinar la comunicación entre proyectos, desarrollar y gestionar políticas y procedimientos… Esto por cuanto considero que actualmente la organización está trabajando simultáneamente en dos proyectos relacionados y por ende los directores de proyectos necesitamos el apoyo correspondiente a una oficina de proyectos.
Gracias a este curso, he analizado que actualmente tengo el rol del director de proyecto sin que me lo hayan dicho oficialmente; esto es una clara indicación de la falta de organización en mi lugar de trabajo. Según el Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (2008), un director de proyectos es aquel que es “nombrado por la organización ejecutante para lograr los objetivos del proyecto,” en este caso yo soy el encargado para lograr los objetivos pero no fui nombrado públicamente. Si el gerente general hubiera sabido cuales son las buenas prácticas de proyectos del PMBOK, hubiera escrito el acta de constitución del proyecto donde ayuda informar a las personas de la organización muchas quien es el director del proyecto, cuál es su autoridad y cuáles son los recursos que se necesitan de la organización. Aunque soy la persona asignada para alcanzar los objetivos del proyecto, mis colegas no respetan mi rol como director debido a que el gerente no se lo ha comunicado a los demás. Es por esto que me propongo mejorar en las tres características de un director de proyecto. Debo tener mayor conocimiento sobre la dirección de proyectos, y a la hora de aplicar esos conocimientos debería tener un mejor desempeño. Retomando lo que he dicho anteriormente sobre como mis colegas no respetan mi rol como director de proyectos, esto es una clara indicación que tengo que mejorar drásticamente mis habilidades personales. Mi falta de liderazgo a invitado a mis colegas asumir roles que no les corresponde, causando un desastre total y al final de cuentas un proyecto fracasado.
Ahora que he analizado que mi rol dentro de la organización es de director de proyecto, he reflexionado sobre diferentes aspectos que me faltan.
No hemos identificado los interesados externos del proyecto, por ende no sabemos cuáles son sus expectativas relacionadas con el proyecto. Debo de madurar en los diferentes procesos y procedimientos que existen dentro de la organización, procesos como la comunicación, plantillas, control de riesgos… Por último es extremadamente importante que incorpore una base corporativa de conocimiento. Desde que inicie en esta organización mis colegas y personas que han sido directores de proyectos en el pasado, me han comentado sobre los errores cometidos y fracasos que han sucedido, relacionados con proyectos anteriores. Sin embargo, se sabe muy poco del tema ya que no existe una base de conocimiento. Esta base debería de tener un historial de lecciones aprendidas, descripción de problemas y sus causas. También es importante incorporar una base de datos de lo que si ha funcionado en el pasado con el fin de ayudar a futuros directores de proyectos.
Concluyo diciendo que una buena administración y el estudio de las buenas prácticas de proyectos es la clave para que un proyecto sea exitoso. Mucha gente se preguntara por qué hay tantos proyectos que fracasan todo el tiempo, cuáles son los errores que causen que un proyecto sea un fracaso? Daniel Piorum, el autor del articulo “Por Que Fracasan los Proyectos,” comenta que hay tres razones principales de tal motivo. La primera siendo que 21% de los proyectos fracasan por el constante cambio en los objetivos del proyecto, 31% por la mala utilización de las metodologías de trabajo y por ultimo un 48% por problemas humanos, tales como mala comunicación y conflictos dentro del equipo de trabajo. Basado en el articulo de Piorum, debemos de realizar que todas las causas de los fracasos de un proyecto pueden ser evitadas teniendo un director de proyecto de clase mundi
